1. Identificación del responsable del tratamiento
Razón social: Grupo Quimiplantas S.A.S.
NIT: 901.058.797-1
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Calle 75B Sur No. 2-85
Correo para protección de datos: Ingenieria@grupoquimiplantas.comquimiplantasgerencia@gmail.com
Teléfono y WhatsApp: 317 848 3089
Sitio web: https://www.grupoquimiplantas.com/
La Gerencia y el área administrativa de Grupo Quimiplantas S.A.S. son responsables de coordinar la aplicación de esta política y tramitar las consultas y reclamos de los titulares.
2. Alcance y marco normativo
Esta política se aplica a las bases de datos y archivos que contengan datos personales cuyo tratamiento sea realizado por Grupo Quimiplantas S.A.S. como responsable o encargado. Comprende información de prospectos, clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, candidatos, visitantes, contactos empresariales y demás personas naturales relacionadas con la compañía.
Se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
3. Principios aplicables
Grupo Quimiplantas aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Los datos serán tratados para finalidades legítimas, informadas y relacionadas con la actividad empresarial; se procurará que sean exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
4. Categorías de datos y fuentes de recolección
4.1 Datos que pueden ser tratados
- Datos de identificación y contacto: nombre, documento cuando sea necesario, cargo, empresa, dirección, ciudad, teléfono, correo y firma.
- Información profesional, comercial y contractual: actividad, necesidades del proyecto, cotizaciones, órdenes, contratos, comunicaciones, referencias y antecedentes de la relación.
- Información técnica: caudales, análisis de agua, planos, fotografías, videos, ubicación general del proyecto, especificaciones y documentos suministrados para evaluar, diseñar, fabricar, instalar u optimizar soluciones.
- Información contable, tributaria y de pagos necesaria para facturación, cartera, compras, pagos y cumplimiento de obligaciones legales.
- Datos de trabajadores, contratistas y candidatos necesarios para selección, contratación, seguridad y salud en el trabajo, nómina, seguridad social, capacitación y terminación de la relación.
- Información digital: dirección IP, tipo de dispositivo o navegador, páginas consultadas, preferencias de cookies y métricas de uso cuando estas herramientas estén habilitadas con la autorización aplicable.
- Fotografías, audio o video de personas, instalaciones, productos y proyectos, cuando exista autorización o una base legal que permita su uso.
4.2 Fuentes
Los datos pueden recibirse directamente del titular mediante formularios, WhatsApp, llamadas, correo, reuniones, contratos, visitas, eventos, relaciones laborales o comerciales; de la empresa para la cual trabaja el titular; de fuentes públicas legalmente accesibles; o de terceros autorizados.
5. Finalidades del tratamiento
5.1 Prospectos, clientes y contactos empresariales
- Responder consultas, identificar necesidades y preparar cotizaciones o propuestas técnico-económicas.
- Evaluar caudales, análisis, planos, fotografías y demás información necesaria para seleccionar productos, equipos, procesos o servicios.
- Negociar, celebrar, ejecutar y administrar contratos, órdenes de compra, suministros, diseños, instalaciones, mantenimientos y garantías.
- Coordinar fabricación, transporte, entrega, acceso a obra, seguridad, instalación, puesta en marcha y soporte.
- Facturar, administrar cartera, pagos, obligaciones tributarias, contables y comerciales.
- Atender peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de garantía y seguimiento posventa.
- Enviar información técnica, fichas, novedades, invitaciones o comunicaciones comerciales relacionadas con la actividad de la empresa, únicamente cuando exista autorización o una relación que lo permita y respetando la solicitud de no recibirlas.
- Documentar experiencia y proyectos mediante fotografías o videos, sin revelar información confidencial ni identificar clientes cuando no exista autorización expresa.
5.2 Proveedores, contratistas y aliados
- Solicitar ofertas, evaluar capacidades, verificar referencias, registrar proveedores y administrar compras y contratos.
- Coordinar entregas, pagos, facturación, seguridad en obra, acceso a instalaciones y cumplimiento contractual.
- Atender auditorías, procesos de debida diligencia, calidad, seguridad, sostenibilidad y obligaciones legales.
5.3 Trabajadores, candidatos y personal vinculado
- Gestionar selección, contratación, nómina, seguridad social, bienestar, capacitación, desempeño, seguridad y salud en el trabajo.
- Administrar accesos, dotación, emergencias, investigaciones internas y cumplimiento de obligaciones laborales.
- Conservar hojas de vida de candidatos para procesos actuales o futuros, cuando exista autorización.
5.4 Seguridad, cumplimiento y defensa de derechos
- Prevenir fraude, incidentes de seguridad, uso indebido de información y riesgos legales o contractuales.
- Atender requerimientos de autoridades y ejercer o defender derechos en procesos administrativos, judiciales o extrajudiciales.
- Cumplir deberes legales de conservación documental, contabilidad, impuestos, seguridad social y demás obligaciones aplicables.
6. Autorización, datos sensibles y menores
6.1 Autorización
Cuando sea necesaria, Grupo Quimiplantas solicitará autorización previa, expresa e informada por medios físicos, electrónicos, verbales verificables o mediante conductas inequívocas. Informará la finalidad, los derechos del titular y los canales de atención, y conservará prueba de la autorización. No será requerida en los casos exceptuados por la ley.
6.2 Datos sensibles
El suministro de datos sensibles es facultativo, salvo que resulte indispensable y exista una causa legal. El titular será informado de su carácter sensible y no se condicionará una actividad a su entrega cuando no sean necesarios. Se aplicarán medidas reforzadas de confidencialidad y acceso restringido.
6.3 Niños, niñas y adolescentes
La compañía no dirige sus productos o servicios a menores ni pretende recolectar sus datos por el sitio web. Si excepcionalmente fuera necesario tratarlos, se respetará su interés superior, sus derechos fundamentales, su derecho a ser escuchados según madurez y la autorización de su representante legal.
7. Derechos de los titulares
El titular, sus causahabientes o representantes debidamente acreditados podrán:
- Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
- Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos, y solicitar corrección, actualización o supresión.
- Revocar la autorización cuando proceda, sin afectar tratamientos exigidos por deberes legales o contractuales.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite ante Grupo Quimiplantas.
8. Procedimiento para consultas y reclamos
8.1 Canal y requisitos
Las solicitudes deberán enviarse a Ingenieria@grupoquimiplantas.comquimiplantasgerencia@gmail.com con el asunto “Protección de datos personales”. Deben indicar nombre e identificación del solicitante, calidad en la que actúa, datos de contacto, descripción clara de la solicitud, hechos que la sustentan y documentos pertinentes. La compañía podrá solicitar información razonable para verificar identidad y legitimación.
8.2 Consultas
Las consultas sobre datos personales serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no fuera posible responder dentro de ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
8.3 Reclamos
Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no fuera posible responder, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido. Cuando Grupo Quimiplantas no sea competente, dará traslado a quien corresponda, si lo conoce, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al interesado.
Recibido un reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, hasta su decisión.
8.4 Supresión y revocatoria
La supresión o revocatoria procederá cuando no exista un deber legal o contractual que exija conservar el dato. Cuando la solicitud sea procedente, se suspenderá el tratamiento no autorizado y se eliminará o anonimizará la información conforme a las posibilidades técnicas y obligaciones aplicables.
9. Encargados, transmisiones y transferencias
Grupo Quimiplantas podrá contratar proveedores de alojamiento web, correo, almacenamiento, mensajería, contabilidad, soporte, seguridad, analítica, transporte u otros servicios que requieran tratar datos por cuenta de la compañía. Se limitará el acceso a lo necesario y se exigirán obligaciones de seguridad, confidencialidad y uso conforme a instrucciones.
Algunos proveedores tecnológicos pueden operar infraestructura fuera de Colombia. Cuando exista transmisión o transferencia internacional de datos, se aplicarán las reglas colombianas, las autorizaciones, contratos o excepciones correspondientes. Si el visitante decide comunicarse mediante WhatsApp u otra plataforma externa, también se aplicarán los términos y políticas del proveedor elegido.
No se venderán bases de datos personales ni se compartirán con terceros independientes para finalidades incompatibles con las informadas.
10. Seguridad, confidencialidad y conservación
La compañía adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos y prevenir pérdida, alteración, consulta, uso o acceso no autorizado. El acceso se limitará a personal y proveedores que lo necesiten para sus funciones.
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y los términos legales, contables, tributarios, laborales, contractuales o de defensa de derechos. Cumplida la finalidad y vencidas las obligaciones de conservación, se suprimirán, anonimizarán o archivarán con acceso restringido, según corresponda.
Los incidentes de seguridad serán documentados, gestionados y reportados a la autoridad cuando resulte obligatorio.
11. Sitio web, analítica y cookies
El sitio puede utilizar almacenamiento estrictamente necesario para recordar elecciones y permitir funciones básicas. Las herramientas de analítica o publicidad permanecerán desactivadas hasta que exista la autorización correspondiente. El visitante podrá aceptar, rechazar o modificar su elección mediante “Configurar cookies”.
Los enlaces a sitios externos se rigen por sus propias políticas. Grupo Quimiplantas no controla el tratamiento realizado por esos terceros una vez el visitante abandona el sitio.
12. Vigencia y modificaciones
Esta política rige desde el 24 de julio de 2026. Las bases de datos tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades y obligaciones aplicables. Los cambios sustanciales serán comunicados por el sitio web o mediante un canal adecuado antes de implementarse cuando afecten la finalidad o requieran una nueva autorización.
La versión vigente estará disponible permanentemente en https://www.grupoquimiplantas.com/politica-tratamiento-datos.html.